Zin in Utrecht beschikt als samenwerkingsverband en onderdeel van Stichting Centrum voor Levens vragen Midden-Nederland over een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens ten behoeve van uitvoering wettelijke verplichtingen, zorgvuldigheid jegens cliënten/vrijwilligers/deelnemers, projectaanvragen/-verantwoording en onderzoek. Het bestuur is verantwoordelijk voor bescherming van deze gegevensbestanden.
Zin in Utrecht beheert de volgende typen gegevensbestanden:
1. Clientregistratie: NAW en andere contactgegevens, geboortedatum, gegevens contactpersonen, data ingang trajecten en begeleider en/of bezoekvrijwilliger.
2. Vrijwilligersregistratie: NAW en andere contactgegevens; geboortedatum; relevante informatie met oog op vrijwilligers matching, VOG.
3. Gegevens aangesloten geestelijk verzorgers en geestelijk verzorgers in opleiding: NAW en andere contactgegevens en geboortedatum.
4. Relatiebestand/externe contacten: namen, organisatie, contactgegevens (t.b.v. nieuwsbriefverspreiding, mailings of overleg)
Zonder toestemming wordt geen persoonlijke informatie gedeeld met professionals (bv Buurtteam, huisarts, eo); als er sprake is van contacten/uitwisseling per e-mail worden alleen initialen van deze personen vermeld.
De genoemde bestanden van Zin in Utrecht worden in de beveiligde cloud Sync.com opgeslagen. De bestanden worden jaarlijks opgeschoond door het secretariaat.
Let wel: gegevens en aantekeningen van inhoudelijke gesprekken met cliënten en supervisiegesprekken met vrijwilligers vallen onder de privacybeschermingsregeling van de eigen praktijk van elke aangesloten geestelijk verzorger. Als basis hanteren zij de regels van de NVPA (beroepsvereniging www.nvpa.org)
De websitehost voor de website www.zininutrecht.nu is mijndomein.nl, tevens verantwoordelijk voor de beveiliging. Zin in Utrecht verzamelt geen data van websitebezoekers. Op de website staan een contactformulier en verwijsformulier, dat na verzending op het centrale mailadres ontvangen wordt. Dit mailadres is alleen toegankelijk voor de bestuursleden en eventueel ondersteunend personeel. De gegevens op beide formulieren zijn noodzakelijk voor een eerste contact met cliënten of vrijwilligers.
Toegang/beheer:
1. Aangesloten gv-ers krijgen toegang tot de gegevensbestanden in Sync.com totdat zij niet meer actief zijn voor Zin in Utrecht. Het bestuur kan ook specifieke ondersteunende vrijwilligers toegang verlenen, bijvoorbeeld voor secretariaatswerk.
2. Met degenen die toegang hebben tot Sync.com zijn werkafspraken gemaakt over de toegang tot de bestanden.
3. De gegevens van de vrijwilligers en geestelijk verzorgers zijn alleen beschikbaar voor het secretariaat en de betrokken projectleiders
4. Persoonlijke gegevens worden nimmer gedeeld met derden, tenzij toestemming is verleend door betrokkene.
Dit beleid is bekend gemaakt op de website en er is melding van gemaakt in onze nieuwsbrief. Alle aangesloten GV-ers hebben een kopie van deze regeling ontvangen. Het privacy-beleid wordt jaarlijks geëvalueerd. Klachten over privacybescherming door Zin in Utrecht kunnen worden ingediend bij het bestuur.